Di grande interesse è il tema dell’archiviazione elettronica documentale per le aziende di Assoimprenditori Alto Adige: le aziende, infatti, non devono più conservare i documenti originali in forma cartacea, se passano ad una archiviazione elettronica rispettando i principi fissati per legge. Le relative modalità sono state illustrate nel dettaglio da due esperti che Assoimprenditori ha invitato ad intervenire al convegno sulla fatturazione elettronica e l’archiviazione digitale dei documenti contabili e fiscali, organizzato martedì, 4 settembre scorso da Assoimprenditori in collaborazione con la Cassa di Risparmio ed a cui hanno preso parte circa 120 imprenditori e collaboratori di oltre 80 aziende associate.

Sei aziende associate dei settori telecomunicazione e tecnologie dell’informazione, che fanno parte della Sezione “ICT” di Assoimprenditori, offrono in Alto Adige specifiche soluzioni per l’archiviazione elettronica. I vantaggi per le aziende, i problemi che possono sorgere nel passaggio da un sistema di archiviazione all’altro, nonché la legislazione in materia sono stati spiegati nel dettaglio in occasione del recente convegno.

I vantaggi sono evidenti: risparmio di tempo nella gestione ed archiviazione dei documenti, non serve più tenere registri o altri libri fiscali in forma cartacea, è più semplice e veloce richiamare le informazioni, non serve più avere archivi per la conservazione fisica dei documenti e tali spazi possono essere utilizzati diversamente.

Dopo i saluti del Direttore di Assoimprenditori, Udo Perkmann, che ha ringraziato la Cassa di Risparmio per il sostegno, i due relatori, l’avv. Luca Giacopuzzi, titolare dello Studio Legale Giacopuzzi di Verona e l’avv. Giorgio Confente, dell’Agenzia delle Entrate di Milano, hanno esposto la normativa ed illustrato le modalità di conversione degli archivi analogici in archivi elettronici; hanno poi evidenziato che la conservazione sostitutiva della documentazione deve rispettare alcuni principi per salvaguardare l’esigenza di controllo dell’Amministrazione Finanziaria: la conformità dei documenti agli originali, la leggibilità nel tempo, la certezza della data, l’autenticità e l’integrità. Inoltre, è necessario soddisfare i requisiti della staticità e della immodificabilità dei documenti nel tempo. Per assicurare il rispetto di questi principi, la legislazione prevede un apposito processo di conservazione e solo dopo il completamento di questo, potrà avvenire la distruzione dei documenti cartacei.

Il grande interesse per la tematica è emerso anche nel dibattito che ha concluso il convegno. Adesso spetta alle aziende mettere in pratica quanto hanno avuto modo di apprendere. La Finanza ha recentemente pubblicato le istruzioni sulla conservazione ed archiviazione digitale dei documenti contabili e fiscali; la legislazione in materia è, pertanto, chiara e le aziende non corrono più il rischio di entrare in conflitto con le autorità. Per soddisfare il bisogno di informazioni che ancora rimane, Assoimprenditori sta pianificando altre iniziative. Per le aziende associate ad Assoimprenditori le persone di riferimento sono Hubert Gasser e Bernhard Prünster.