Auf größtes Interesse in den Reihen der Mitgliedsfirmen des Unternehmerverbandes stößt das Thema "elektronische Archivierung": Firmen brauchen nicht mehr die Originaldokumente in Papierform abzulegen, wenn sie zur gesetzlich geregelten Speicherung auf elektronischen Datenträgern übergehen. Wie das zu bewerkstelligen ist, haben Fachleute auf einer Informationsveranstaltung des Unternehmerverbandes am Dienstag, den 4. September 2007, im vollbesetzten Sparkassensaal in Bozen über 120 Unternehmern und Mitarbeitern aus 80 Mitgliedsfirmen erklärt.

Sechs Mitgliedsfirmen aus den Bereichen Telekommunikation und Informationstechnologie, welche der Sektion "ICT" im Verband angehören, bieten in Südtirol maßgeschneiderte Lösungen zur elektronischen Archivierung an. Die Vorteile für die Betriebe, die Probleme bei der Umstellung sowie die rechtlichen Vorschriften wurden bei der Tagung ausführlich dargelegt.

Die Vorteile liegen auf der Hand: der Zeitaufwand für die Erstellung und Archivierung der Dokumente wird geringer, Register und andere Aufzeichnungen entfallen, die Informationen sind schneller und einfacher abrufbar, die Archivflächen für die Aufbewahrung der Papier-Unterlegen entfallen oder können anderweitig genutzt werden.

Verbandsdirektor Udo Perkmann bedankte sich bei der Tagung einleitend bei der Südtiroler Sparkasse AG für die Unterstützung. „Die elektronische Archivierung bringt für die Unternehmer nicht zuletzt wichtige Kostenvorteile mit sich. Druck- und Papierkosten fallen weg, der administrative und der organisatorische Aufwand können wesentlich reduziert werden und auch der logistische Aufwand wird erheblich verringert“, so Perkmann.

Die beiden hochkarätigen Referenten, Rechtsanwalt Luca Giacopuzzi von der gleichnamigen Kanzlei aus Verona sowie Rechtsanwalt Giorgio Confente von der Agentur der Einnahmen in Mailand, verdeutlichten den Teilnehmern die Bedeutung und die rechtlichen Hintergründe der elektronischen Archivierung. So wies Giacopuzzi darauf hin, dass die elektronische Archivierung praktisch aller Dokumente erlaubt sei, mit Ausnahme jener betreffend die Steuerbestimmungen im Zollsektor. Auch die Auslagerung der elektronischen Archivierung an externe Anbieter sei möglich. Confente wiederum informierte über die Kontrollen durch die Einnahmenagentur und verdeutlichte die rechtlichen Bestimmungen durch praktische Beispiele.

Das große Interesse der Teilnehmer wurde in der abschließenden Diskussion mit den Referenten deutlich. Jetzt geht es um die praktische Anwendung der Rechtsnormen, um die Echtheit, die Unveränderlichkeit und die anderen Grundsätze der elektronischen Speicherung von Originaldokumenten sicherzustellen. Die Finanzbehörde in Italien hat kürzlich die Anweisungen erlassen, so daß nun eher Rechtssicherheit möglich ist und Betriebe nicht Gefahr laufen, mit der Steuerbehörde in Konflikt zu geraten. Geregelt sind die elektronische Erstellung und Archivierung der buchhalterischen und steuerlichen Aufzeichnungen. Um dem Informationsbedarf zu genügen, plant der Unternehmerverband weitere Initiativen. Ansprechpartner für die Mitgliedsfirmen sind im Verband Hubert Gasser und Bernhard Prünster.